Due problemi aziendali e la mia opinione su questi

In maniera molto diretta e senza troppi preamboli, vorrei presentarvi due problematiche aziendali che ho riscontrato nella mia esperienza lavorativa. Uno è di tipo organizzativo e uno di tipo attitudinale. 

La foto non c'entra tendenzialmente niente con il tema se non per il fatto che è stata scattata durante un evento aziendale. Ma d'altro canto, che foto vuoi mettere in un post come questo?

COMUNICAZIONE SCARSA O RIUNIONI INUTILI?

Uno dei problemi riscontrati in tutte le aziende in cui ho avuto modo di lavorare è quello della comunicazione interna. E' estremamente difficile valutare quando questa sia scarsa oppure, al contrario, ridondante. A volte ha entrambe le caratteristiche allo stesso tempo: costituisce pertanto un perfetto esempio di inefficienza. Ho sempre trovato team di diverse aree aziendali che lavorano su progetti intersettoriali i cui risultati non vengono spiegati adeguatamente a tutte le persone coinvolte. Queste si trovano quindi a non conoscere a fondo (o affatto) nuove procedure, nuovi obbiettivi o nuovi modi per raggiungerli. Allo stesso tempo, però, ho partecipato anche a innumerevoli riunioni assolutamente inutili, in cui non dovevo apprendere nulla o apportare nulla. Riunioni a volte solo per dirsi quanto siamo stati bravi, 1-to-1 in cui non c'era nessun aggiornamento rilevante, oppure riunioni in cui si vorrebbe costruire davvero qualcosa di interessante ma nessuno è in grado di apportare niente (ovvero, i partecipanti non sono stati accuratamente scelti).

Andiamo con ordine.

Mi è successo molte volte di assistere, sia come parte attiva dell'inefficienza, sia come parte che la subiva, alla situazione che sto per generalizzarvi con un esempio. Proviamo ad immaginare una squadra formata da persone di tre diversi dipartimenti aziendali, riunita per lavorare ad una nuova procedura che rivoluzionerà il lavoro di tutti e tre i dipartimenti coinvolti. Per esempio, un nuovo metodo di qualificazione di lead entranti (reparto di Business Development) potrebbe richiedere l'implementazione di una caratteristica di Salesforce (reparto Operazioni) e di un test da compilare sul sito internet (reparto geni informatici). Dopo le varie riunioni, la squadra avrà elaborato la nuova procedura; è ora quindi di presentarla a tutte le persone coinvolte (che, ricordiamo, sono di tre dipartimenti diversi). Verosimilmente sarà fatta un'altra riunione per presentare la nuova procedura. Potrebbe verificarsi il caso in cui la squadra sviluppatrice faccia una riunione con tutti gli interessati, oppure il rappresentante di ogni settore organizzerà la riunione di presentazione con le persone interessate solo del suo settore. In questo secondo caso, praticamente sempre i membri dei tre settori coinvolti riceveranno informazioni differenti. Qualcosina detto al primo settore viene dimenticato di essere detto al secondo settore mentre al terzo settore viene detto un altro dettaglio. E già si crea una situazione di inefficienza perché magari il team di Business Development ha fatto il nuovo processo perfettamente, ma ha magari messo una spunta di troppo su Salesforce che blocca il processo. E lo fa perché così gli era stato detto dal suo rappresentante: informazione corretta, ma magari quel rappresentante si era dimenticato di descrivere o non aveva capito una certa eccezione che va fatta. La situazione peggiora quando il nuovo processo è ancora acerbo e quindi soggetto a riscontri da parte delle persone interessate. La squadra progettista riceve i riscontri e applica le modifiche, poi non le comunica a tutti gli interessati, che si trovano quindi di nuovo in situazione di incertezza. Ed è subito malumore: ci si lamenta della scarsa organizzazione aziendale, di come la comunicazione sia inefficiente e qualcuno può anche sentirsi non abbastanza valutato dall'azienda.

Allo stesso tempo, però, ho assistito a numerose riunioni di scarsissima utilità. Potrebbero essere spiegazioni fatte da persone che non hanno per nulla la dote oratoria (avendo in cambio quella soporifera), potrebbero essere riunioni in cui una persona si limita a leggere orrende diapositive PowerPoint di testo fitto fitto nero in Times New Roman su sfondo bianco, oppure ancora spiegazioni estremamente teoriche e così poco pratiche che non si possono applicare alla realtà. Ancora, riunioni solo per raccontare macro risultati aziendali a persone che poco sono interessate a quel livello di conoscenza perché non li coinvolge affatto nel loro ciclo di lavoro quotidiano. Simili a queste, ci sono le riunioni trimestrali per raccontare quanto si è stati bravi in certi progetti e quanto potremo migliorare nel prossimo trimestre per raggiungere finalmente quegli obbiettivi "ambiziosi" (nuovo sinonimo per "impossibili"); riunioni in cui in realtà non si esce con nessuna informazione pratica… o forse sì?

Trovo il tema della comunicazione interna aziendale estremamente difficile da gestire. Ovviamente non sono l'unico interessato: se ne sentono di tutte, dalla regola delle due pizze (che con me non funzionerebbe), all'HiPPO, ai 15 minuti, alla regola di un solo schermo, alla zona senza cellulari, a fare riunioni in piedi. Gestisco un team di 7 persone ed il lunedì facciamo la riunione settimanale, dove cerco di dare le indicazioni di massima e le priorità settimanali. La uso per trasferire le informazioni e le procedure stabilite nei gruppi di progetto ai quali ho partecipato. E' una riunione che cerco di tenere al massimo di mezz'ora: lo sento che tutti hanno voglia di tornare a lavoro. Anche io ne avevo voglia e li capisco. Ho pensato che avrei potuto anche cancellarla direttamente, così tutti avrebbero avuto più tempo per raggiungere i loro risultati, piuttosto che starne a parlare. C'è anche tuttavia la considerare lo spirito di squadra e, pur non essendone convinto all'inizio, voglio creare anche un'atmosfera informale dove tutti si possano conoscere un po' meglio. A volte porto ospiti da altri settori aziendali. A volte faccio raccontare un caso di successo da uno dei membri in modo da trasferire un po' di preziose conoscenze. I risultati della settimana scorsa o quelli globali aziendali li guardiamo molto velocemente. Di quelli ne parlo invece nel 1-to-1, che reputo di fondamentale importanza. E' lì che i risultati globali prendono senso, perché ci contestualizzo i risultati individuali. E' lì che trasferisco a cascata anche le istruzioni che ricevo dall'alto, anche lì personalizzando le informazioni e le procedure per i singoli membri. E' lì tra l'altro che chiedo davvero come va, perché nessuno avrebbe il coraggio di dire la verità davanti agli altri e nemmeno sarebbe tenuto a farlo. Ovviamente questa è una CiviOpinione, ma mi piacerebbe ricevere altri punti di vista che magari migliorerebbero di più la mia parte nel processo di informazione aziendale.

INTRAPRENDENZA O CAUTELA?

Un equilibrio difficilissimo da mantenere a lavoro è quello tra intraprendenza e cautela. La battaglia è composta da questi due schieramenti:

<<Prendi più iniziativa, non mi venire a chiedere tutto!!>>; <<Se hai un problema, dovresti provare ad arrangiarti di più per trovare una soluzione>>; <<Prova da solo>>

vs

<<Nooo, ma questa è un'eccezione, non si doveva fare così>>; <<Perchè non mi hai chiesto?>>; <<Ma non sapevi che bisognava fare in quest'altra maniera?>>; <<Non ti hanno detto che in questi casi devi chiedere a me come si fa?>>

Entrambi gli schieramenti sono molto agguerriti: le risposte sono date spesso in maniera -nel migliore dei casi non aggressiva- ma direi piuttosto "sprezzante, schifata". E questo mi fa molto incazzare. O meglio, voglio essere del tutto sincero: anche a me danno fastidio entrambe le situazioni, ovvero quando una persona non si mostra attiva, rallentando il lavoro, o quando si mostra troppo intraprendente, facendo molti errori e quindi rallentando comunque il lavoro. Ma il fastidio non arriva mai -e credetemi, mai- come quando assisto a questo genere di risposte, sia dirette a me sia a qualcun altro. Ma sapete cosa ancora di più mi infastidisce? Quando entrambe queste risposte sono dette dalla stessa persona. Ma allora come bisogna fare?! Se glielo vai a chiedere, la risposta è spesso "eh, ma dipende!". No, sei tu che non ti rendi conto di quanto sei pigro e non hai spiegato bene il contesto, la situazione, le procedure all'altra persona. E' vero che non tutti sono capaci di spiegare, ma se sai che non sei capace, almeno non pretendere che l'altro sappia tutto.

Sinceramente io preferisco una persona più cauta. E' vero, a volte è molesto ricevere molte domande: si viene distratti e si ha la sensazione che si è già spiegato un certo concetto. Ma noi diamo per scontato di averlo spiegato nella sua completezza solo perché sappiamo per esperienza che una certa spiegazione si applica ad una pletora di situazioni che noi conosciamo e riteniamo simili. Ma l'altra persona no. Un nuovo arrivato (sia in azienda sia nel settore aziendale) non sa e non è in dovere di sapere. Sono stato più volte anche io un nuovo arrivato: so che è imbarazzante fare tante domande, ma so anche quanto è piacevole trovare dall'altro lato una persona che risponde con piacere. Qualcuno potrà giustamente obbiettare che dare sempre le risposte è come dare i pesci ad un affamato ma non la canna per pescarli. E' tendenzialmente vero, ma c'è un altro modo di far imparare al nuovo arrivato senza lasciarlo da solo nelle sabbie mobili e vedere come si arrangia per uscirne. Questo modo, questo segreto dell'umanità è il seguente. Ogni volta che un nuovo arrivato fa una domanda ad un collega o ad un superiore, quest'ultimo non dovrebbe limitarsi a rispondere circa quel caso specifico o con un semplice "sì" o "no", ma dovrebbe contestualizzare la risposta. Un "sì perchè..." è più efficace di un semplice "sì". Da una domanda si potrebbe cogliere l'occasione per spiegare un altro piccolo processo laterale o una nozione aggiuntiva. Ripetendo questo processo si saranno coperti la grande maggioranza di casi diversi che si possono presentare senza aver intaccato fiducia ed autostima dell'interessato.

E qui si arriva ad una preghiera che rivolgo a voi lettori: in azienda, in coppia, nella vita, prima di attaccare, valutate prima cosa avete fatto di male voi. Fatevi l'avvocato del diavolo. Ciò viene anche a vostro favore. Perché una volta che vi siete autocriticati, sarete più inespugnabili di fronte ai contrattacchi che riceverete.